Geschäftsordnung des Vorstandes der Tierschutzliga Stiftung

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§ 1 Allgemeines

  1. Das Kuratorium der Tierschutzliga Stiftung Tier und Natur (nachfolgend: „Tierschutzliga“) erlässt die nachfolgende Geschäftsordnung des Vorstands gemäß § 11 Abs. (4) der Satzung der Stiftung (nachfolgend: „Satzung“): Diese Geschäftsordnung nach § 11 Abs. 4 der Satzung regelt die Zuständigkeiten innerhalb des Vorstandes sowie die Geschäftsabläufe des Vorstandes zur Erfüllung seiner satzungsmäßigen Verpflichtungen gegenüber dem Kuratorium. Sie konkretisiert und ergänzt die Regelungen der Satzung.
  2. Die Stiftung fördert die in § 2 Abs. (2) der Satzung genannten gemeinnützigen Zwecke durch geeignete Maßnahmen einschließlich der finanziellen Unterstützung. Die Stiftung verfolgt ausschließlich und unmittelbar steuerbegünstigte Zwecke im Sinne der Abgabenordnung. Bei der Verwirklichung der Stiftungszwecke ist die Stiftung verpflichtet, die Voraussetzungen der § 51 ff. AO zu beachten. Daraus ergeben sich Verpflichtungen und Notwendigkeiten, die in der täglichen Arbeit berücksichtig werden müssen.
  3. Wirtschaftliche Grundlage der Stiftungsarbeit sind die Erträge aus dem Grundstockvermögen der Stiftung einerseits und dem Spenden-/Stiftungsaufkommen andererseits. Beides zu erhalten und zu steigern ist das wirtschaftliche Ziel der Stiftungsarbeit.
  4. Die verfügbaren Mittel der Stiftung aus den Erträgen des Grundstockvermögens sind möglichst zeitnah und effizient den gemeinnützigen Satzungszwecken der Stiftung zuzuführen.
  5. Ziel der Stiftung ist es, selbstlos tätig zu sein; sie verfolgt in erster Linie keine eigenwirtschaftlichen Zwecke.
  6. Aufgabe der Stiftung ist die Vermögensbildung, um so nachhaltigeren und gesicherten Tierschutz betreiben zu können.

 

§ 2 Der Vorstand

  1. Die Vorstandsmitglieder nehmen die Vorstandsfunktionen gemeinsam wahr. Nach Ausscheiden eines Vorstandsmitgliedes wählt das Kuratorium lt § 10 Abs.2 und § 10 Abs. 3 der Stiftungssatzung neu.
  2. Der Vorstand führt die Geschäfte der Stiftung unter Beachtung der Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Geschäftsführers nach den Vorschriften der Gesetze, der Satzung und dieser Geschäftsordnung. Der Vorstand und die Geschäftsleitung befolgen darüber hinaus die Grundsätze Guter Stiftungspraxis vom 10. August 2010 des Bundesverbandes Deutscher Stiftungen (Anlage 1 dieser Geschäftsordnung) sowie den Public Corporate Governance Kodex in seiner jeweils geltenden Fassung.
  3. Der gesamte Vorstand trägt die Verantwortung für die Geschäftsführung der Stiftung, auch wenn einzelnen Vorstandsmitgliedern bestimmte Geschäftsleitungsaufgabenbereiche zugewiesen sind. Dabei hat er die Grundsätze von Fachlichkeit, Wirtschaftlichkeit, Sparsamkeit, Gesetz und Recht sowie die Satzung und Beschlüsse des Kuratoriums zu beachten.
  4. Der geschäftsführende Vorstand repräsentiert den Vorstand der Stiftung und die Stiftung gegenüber dem Kuratorium und dessen/deren Vorsitzenden/Vorsitzender.
  5. Der Vorstand besteht aus dem Geschäftsführenden Vorstand (Vorstandsvorsitzender) und dem stellvertretenden Vorstand. Der Vorstand vertritt die Stiftung gerichtlich und außergerichtlich. Beide sind einzeln vertretungsberechtigt und zur gewissenhaften und sparsamen Verwaltung des Stiftungsvermögens und der sonstigen Mittel verpflichtet.
  6. Jeder Vorstand hat gemäß gültiger Vereinbarungen die Kompetenz für seine Aufgabenbereiche strikt wahrzunehmen und einzuhalten.
  7. Des Weiteren obliegt es dem Vorstand dafür Sorge zu tragen, dass ein Controlling nach dem Prinzip: des 6 Augen Prinzips installiert wird. … Plausibilität – Zahlungsanweisung – Buchung (Aufschlüsselung siehe Anlage)
  8. Der Vorstand bestellt gemeinschaftlich unter Beratung der zuständigen Geschäftsleiter das Personal der Stiftung und legt die Höhe der Bezüge im Rahmen des Wirtschaftsplans fest.
  9. Er überwacht die Rechnungslegung und öffentliche Berichterstattung
  10. Weiterhin sorgt er für
    1. effizienten Einsatz der verfügbaren Mittel zugunsten des Satzungszwecks
    2. Wahrung eines einheitlichen Außenauftritts der Stiftung im Rahmen der Gesetze, der Satzung und der gemeinnützigen Ziele der Stiftung
  11. Der Vorstand kann zur Erfüllung seiner Aufgaben und Pflichten sachkundige Partner beauftragen. Soweit er ihm obliegende Pflichten und Aufgaben delegiert, verbleibt die Verantwortlichkeit vollen Umfangs beim Vorstand, das heißt, er hat die Ordnungsmäßigkeit der Erfüllung der delegierten Aufgaben durch externe Partner uneingeschränkt zu kontrollieren.
  12. Soweit externe Partner eingeschaltet werden, sind vor Beauftragung klare und eindeutige Absprachen zur Vergütung der Leistungen dieser Partner zu treffen, es sei denn, die Leistung erfolgt kostenlos. Auch für letzteren Fall verbleibt die Entscheidung über die Beauftragung und die Verantwortlichkeit für die ordnungsgemäße Erfüllung der Beauftragung ausschließlich beim Vorstand, da auch Leistungen Dritter, die kostenlos erbracht werden, den gleichen Maßstäben der Verantwortlichkeit des Vorstands zu unterwerfen sind, wie zu honorierende Leistungen.
  13. Der Vorstand beantragt Entlastung bei Vorlage des Jahresberichtes durch das Kuratorium.
  14. Der Vorstand legt das Arbeitsprogramm, den Wirtschaftsplan, die mittelfristige Finanzplanung und den Jahresabschluss vor und beaufsichtigt die Geschäftsleitung.
  15. Er verwaltet das Stiftungsvermögen
  16. Er ist verantwortlich für die Verwendung der Mittel für die Erfüllung der Stiftungszwecke
  17. Für die Buchführung über das Stiftungsvermögen und die Ein- und Ausgaben
  18. Vorlage eines Jahresberichtes an die Stiftungsbehörde
  19. Anzeige von Änderungen an die Stiftungsbehörde, soweit sie anzeigepflichtig sind
  20. Beschlussfassung über Satzungsänderungen unter Beachtung von § 13 der Stiftungssatzung.

§ 3 Vorstand und Geschäftsleitung

  1. Der Vorstand und die Geschäftsleitung der Tierschutzliga arbeiten im Rahmen eines Jahresbudgets, welches jeweils im Vorjahr von dem Vorstand und den Geschäftsleitern erarbeitet wird und durch das Kuratorium beschlossen wird. Sollten sich im Laufe des Jahres Mehrausgaben ergeben, die den Rahmen der vorgesehenen Planungen der einzelnen Positionsgruppen um mehr als 10 Prozent bzw. insgesamt um mehr als 20.000 übersteigen, muss die Geschäftsleitung Rücksprache mit dem Vorstand halten. Der Vorstand entscheidet je nach Umfang der vorgeschlagenen Maßnahmen, in welcher Form er das Kuratorium einbezieht.
  2. Die operative Arbeit des Vorstandes wird durch GeschäftsleiterIn in den folgenden Geschäftsbereichen unterstützt:
    1. Tierschutz,
    2. Finanzen & Personal,
    3. Bildung & Soziales,
    4. Fundraising & Spenden,
    5. Gebäude & Flächenmanagement
    6. Strategische Unternehmensführung & Entwicklung.
  3. Die Geschäftsleiter führen im Rahmen dieser Geschäftsordnung die laufenden Geschäfte entsprechend der ihnen zugeordneten Verantwortungsbereiche (§ 3 Abs. 2) eigenverantwortlich nach § 2 Abs.2. Sie oder Er hat die Rechtsstellung eines besonderen Vertreters im Sinne von § 30 BGB und ist handlungsbevollmächtigt.
  4. Jeder Geschäftsleiter hat gemäß gültiger Vereinbarungen die Kompetenz für seine Aufgabenbereiche strikt wahrzunehmen und einzuhalten.
  5. Die Geschäftsleitung unterstützt die Arbeit des Vorstandes und nimmt bei Bedarf an Sitzungen des Vorstandes mit beratender Stimme teil.
  6. Die Geschäftsleiter legen dem Vorstand den Entwurf des Arbeitsprogramms ihres Geschäftsbereiches vor.
  7. Der Vorstand hat das Recht und die Pflicht, auf die Durchführung der jeweils für die Geschäftsleitung festgelegten Richtlinien sowie auf die Einheitlichkeit der Geschäftsführung im Vorstand bzw. in der Geschäftsleitung hinzuwirken.
  8. Der Vorstand trägt für die stetige Mitarbeiter-, Qualitäts- und Organisationsentwicklung der Stiftung und der Tierheime entsprechend der Ressort- und Gesamtverantwortung Sorge.
  9. Der Vorstand und die Geschäftsleitung fördern eine vertrauensvolle Zusammenarbeit in den Führungsgremien der Stiftung.
  10. Zur Förderung einer guten Zusammenarbeit gehört die angemessene Vorbereitung auf die Sitzungen des Vorstands, der Geschäftsleitungskonferenz und des Kuratoriums, die regelmäßige Teilnahme an den Sitzungen und die engagierte Mitwirkung bei der Umsetzung von Beschlüssen.
  11. Der Vorstand und die Geschäftsleitung sind, auch über ihre Amtszeit hinaus, zur Verschwiegenheit über alle der Vertraulichkeit unterliegenden Stiftungsangelegenheiten verpflichtet. Mit dem Ausscheiden aus dem Organ haben sie alle Unterlagen, die sie in ihrer Eigenschaft als Organmitglied erhalten haben und die einer Verschwiegenheitsverpflichtung unterliegen, sowie davon erstellte Kopien der Stiftung unverzüglich zurückzugeben und ggf. privat gespeicherte Daten zu löschen; die erfolgte Löschung ist der Stiftung auf Verlangen schriftlich zu bestätigen. Ein Zurückbehaltungsrecht an Unterlagen und Daten besteht nicht.
  12. Der Vorstand und die Geschäftsleitung unterliegen während ihrer Amtszeit einem Wettbewerbsverbot. Dies schließt die Akquise von Mitteln aus gleichen oder ähnlichen Quellen für verbundfremde Zwecke ein. Ausgenommen von dem Wettbewerbsverbot sind Tätigkeiten für solche Organisationen, in denen die Stiftung ihre Tätigkeit realisiert. Das Kuratorium kann generell oder im Einzelfall eine Befreiung gewähren. Mögliche Interessenkonflikte sind den Mitgliedern des Kuratoriums unverzüglich mitzuteilen.
  13. Der Vorstand und die Geschäftsleitung werden für die Größe des Geschäftsbetriebes angemessene und allgemein anerkannte Maßnahmen und Instrumente für ein gutes Management entwickeln, umsetzen und laufend weiterentwickeln. Dazu gehören die Aufstellung und Umsetzung des jährlichen Geschäftsplanes sowie dessen Steuerung, operatives und strategisches Controlling, mehrjährige Investitionsplanung, Steuerung über anerkannte, geschäftsbereichsspezifische Kennzahlen (DATEV), Qualitäts-, Organisations-, Projekt- und Mitarbeiterentwicklung einschließlich Zielvereinbarungen, Marketing, Dokumentenmanagement (Office 365) sowie Beschwerdemanagement für Betreute, Mitarbeiter und Nutzer.
  14. Reise- und Spesenregelungen lt Anlage 1
  15. Der Vorstand trägt die Verantwortung, dass diese Arbeitsgrundsätze in der Stiftung Gültigkeit erlangen und durch die jeweiligen Organe angewendet werden.

§ 4 Grundsätze der Zusammenarbeit

  1. Beschlüsse bzw. Entscheidungen auf der Geschäftsleitungsebene werden durch den Teamleiter möglichst in Absprachemit den jeweiligen Teammitgliedern getroffen. Der Vorstand behält sich ein Vetorecht bei Entscheidungen vor.
  2. Im Rahmen der Gesamtverantwortung für die Geschäftsführung hat jedes Vorstandsmitglied kollegial und vertrauensvoll zum Wohle der Stiftung mit den übrigen Geschäftsleitern zusammenzuarbeiten.
  3. Die Vorstandsmitglieder/ Geschäftsleiter unterrichten sich gegenseitig über wichtige Maßnahmen und Vorgänge. Jedes Vorstandsmitglied/Geschäftsleitungsmitglied kann bzw. sollte, seine Bedenken gegen Maßnahmen der anderen Vorstandsmitglieder/ Geschäftsleitungen äußern. Eine Beschlussfassung des Vorstandes sollte nur dann in Betracht gezogen werden, wenn die Bedenken nicht durch eine Aussprache mit den anderen Vorstandsmitgliedern/Geschäftsleitungen behoben werden können. Im Zweifel wirkt der § 2 der Geschäftsordnung des Kuratoriums.
  4. Der Vorstand verpflichtet sich über einzelne Angelegenheiten Auskunft geben zu lassen.
  5. Der Vorstand kann bei Bedarf folgende Aufgaben an die Geschäftsleitung delegieren:
    1. Vorbereitung der grundlegenden strategischen Ausrichtung, Planung und Weiterentwicklung einschließlich des strategischen Controllings zur Genehmigung durch das Kuratorium,
    2. Weiterentwicklung der Geschäftsordnung sowie des Geschäftsverteilungsplans zur Genehmigung durch das Kuratorium,
    3. Teilnahme an Sitzungen des Kuratoriums,
    4. Aufstellung, Umsetzung und Steuerung des jährlichen Geschäftsplans der Stiftung und ihrer jeweiligen Geschäftsbereiche einschließlich der Reaktion auf wesentliche Abweichungen vom Geschäftsplan und das operative Controlling.
    5. Berichterstattung an das Kuratorium durch halbjährliche, die Geschäftsbereiche einbeziehende Berichte, über wesentliche Vorkommnisse in der Stiftung oder einer ihrer Geschäftsbereiche,
    6. Fertigung des Jahresberichts über die Erfüllung des Stiftungszwecks, Aufstellung des Jahresabschlusses sowie Vorschlag des Abschlussprüfers
    7. Abstimmung wesentlicher Maßnahmen und Projekte von ressort- übergreifender oder besonderer Bedeutung für die Stiftung.
  6. Die Vorstandsmitglieder vertreten sich gegenseitig im erforderlichen Umfang bei Urlaub, Krankheit und sonstiger längerer Verhinderung sowie nach Einzelheiten sind im Geschäftsverteilungsplan geregelt.

§ 5 Zusammenarbeit mit dem Kuratorium

  1. Vorstand und Kuratorium arbeiten zum Wohle der Stiftung eng zusammen.
  2. Der Vorstand hat das Kuratorium mindestens vierteljährlich und im Übrigen aus wichtigem Anlass (siehe § 3 Abs. 1 und § 7) zeitnah und umfassend entsprechend des § 5 zu informieren.
  3. Er hat die Rechnungslegung und Berichterstattung über die Verwaltung der Stiftung sowie den jährlichen Bericht über die Erfüllung der Stiftungszwecke innerhalb von sechs Monaten nach Ablauf des jeweiligen Geschäftsjahres an das Kuratorium weiterzuleiten.
  4. Die Vorstandsmitglieder nehmen ohne Stimmrecht an den Kuratoriumssitzungen teil.
  5. Das zuständige Vorstandsmitglied unterstützt unter Zuhilfenahme der Verwaltung das Kuratorium bei der Organisation der Kuratoriumssitzungen. Dies umfasst die Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation der Sitzungen des Kuratoriums.

§ 6 Berichtstätigkeit des Vorstandes gegenüber dem Kuratorium

  1. Der Vorstand informiert das Kuratorium regelmäßig und bei bedeutenden Anlässen unverzüglich über den Stand der Geschäfte. Der Vorstand informiert in der Regel, wie folgt:
  2. unverzüglich bei besonderen Vorkommnissen von erheblicher betriebswirtschaftlicher, (Abweichung von den einzelnen Positionen um mehr als 10% bzw. öffentlichkeitswirksamer Relevanz, wie zb. Sammlungsverbote u.ä.)
  3. vierteljährlich über die Entwicklung der Wirtschaftsdaten und wesentlicher Kennzahlen,
  4. halbjährlich über den Stand aller wesentlichen Vorhaben (z. Aufbau neuer bzw. Weiterentwicklung bestehender Angebote, Kooperationen, Einführung neuer Steuerungsinstrumente),
  5. jährlich über Geschäftsplan sowie kurz- und mittelfristige Investitionsplanung,
  6. jährlich über Jahresabschluss und den Prüfungsbericht des Abschlussprüfers.
  7. Sollte den Informationsansprüchen des Kuratoriums in begründeten Einzelfällen dem Interesse der Stiftung entgegenstehen, kann der Vorstand durch einstimmigen Beschluss die Informationsweitergabe auf den Kuratoriumsvorsitzenden, seinen Stellvertreter oder einen vom Kuratorium benannten Beauftragten beschränken, der eigenverantwortlich über die Information des Kuratoriums befindet.

§ 7 Beschlussfassung zur Vorlage beim Kuratorium

  1. Der Vorstand legt dem Kuratorium rechtzeitig vor Ende eines Wirtschaftsjahres den Entwurf des Geschäftsplanes für das kommende Jahr vor.
  2. Entscheidungen über den Umgang von Planabweichungen von mehr als 10% pro Position, wenn es abzusehen ist, dass der Zeitraum ein Vierteljahr überschreitet.
  3. Vorschläge zur Gründung, Erwerb und Veräußerung anderer Unternehmen oder Erwerb einer Beteiligung von mehr als 10%.
  4. Vorschläge für die Besetzung von Aufsichtsgremien
  5. Vorschläge zu grundlegenden Strukturmaßnahmen, die Gegenstands- oder Zweckänderungen gleichkommen, auch in Betriebsgesellschaften (Tierheimen)
  6. Feststellung des Jahresabschlusses der Stiftung und zur Kenntnisnahme Vorlage der Jahresabschlüsse und Prüfberichte der Betriebsgesellschaften
  7. Leasing-, Pacht und Mietverträge mit einem Gesamtbetrag der Verpflichtungen von mehr als 10% des zuletzt festgestellten Jahresumsatzes bis zum nächstmöglichen ordentlichen Kündigungstermin, soweit diese nicht im Geschäftsplan enthalten sind.
  8. Gewährung von Sicherheiten (z. B. Verpfändung, Sicherungsübereignung) und die Bewilligung von Krediten außerhalb des üblichen Geschäftsverkehrs sowie Übernahme fremder Verbindlichkeiten (davon ausgenommen sind Darlehen an Arbeitnehmer)
  9. Verfügungen über das Grundstockvermögen sind ausgeschlossen.

§ 8 Einberufung von Vorstandssitzungen

  1. Über die Verantwortlichkeit für die Einberufung, Organisation, Leitung und Protokollierung der Vorstandssitzungen stimmen sich die Vorstände einvernehmlich ab.
  2. Vorstandsitzungen finden nach Bedarf statt und sind zu protokollieren.

§ 9 Ablauf, Beschlussfassungen und Dokumentation von Vorstandssitzungen

  1. Vorstandssitzungen sind nicht öffentlich. Der Vorstand kann Gäste zulassen.
  2. Der Vorstand ist beschlussfähig wenn beide Vorstandsmitglieder an der Beschlussfassung mitwirken.
  3. Beschlüsse werden einvernehmlich gefasst. Das zuständige Vorstandsmitglied erstellt zeitnah ein Protokoll der Vorstandssitzung, das vom Leiter der Sitzung und dem weiteren Mitglied des Vorstandes zu unterschreiben ist.
  4. Rechtsgeschäfte über 20.000 Euro, Grundstücksgeschäfte, Wechsel, Bürgschaften und Garantien müssen vom Vorstand beschlossen und dokumentiert werden.

§ 10 Außenvertretung

  1. Nach § 26 der Satzung sind die Vorstandsmitglieder einzeln zur Vertretung der Stiftung berechtigt.
  2. Außerhalb der organschaftlichen Vertretung sind die Vorstandsmitglieder verpflichtet sie selbst betreffenden Rechtsgeschäften die Zustimmung des Kuratoriums einzuholen.

§ 11 Steuerung der Stiftung

  1. Der Vorstand ist für die Steuerung der Stiftung und seine Ausrichtung an den Werten und Zielen verantwortlich. Dazu dienen zusätzlich die nachfolgend beschriebenen Instrumente.
  2. Der Vorstand beschließt über die Entsendung von Mitgliedern des Vorstands bzw. der Geschäftsleitung in die Vorstandssitzung oder in die Kuratoriumssitzung.
  3. Der Vorstand erteilt den Geschäftsleitungen nach gemeinsamer Absprache Weisungen zu Beschlussgegenständen.
  4. In allen anderen Fällen, insbesondere im laufenden Geschäft, richtet sich die Erteilung von Weisungen an die Geschäftsleitung und Mitarbeiter der Stiftung nach dem Geschäftsverteilungsplan.
  5. Über die Berufung von Geschäftsleitern der Stiftung zu besonderen Vertretern der Stiftung nach § 30 BGB entscheidet der Vorstand.
  6. Im Falle eines Vorschlages von Organmitglieder in der Stiftung achtet der Vorstand auf einen Kompetenzmix, der gleichermaßen die Beachtung der ideellen Werte der Stiftung und eine fachgerechte Unternehmensaufsicht und -steuerung ermöglicht.
  7. Das Berichtswesen (Berichte der Tierheime) wird vom Vorstand zu einer Verbundberichterstattung. Nach Bedarf lassen sich Informationen nach Bereichen der Stiftung aufgliedern.

§ 12 Jahresabschluss

  1. Die externe Jahresabschlussprüfung erfolgt abgestimmt für die Stiftung, in der Regel durch einen Wirtschaftsprüfe Die Prüfung bezieht sich auf alle Einzelabschlüsse.

§ 13 Entwicklung der Organe

  1. Veränderungen im Vorstand (Erweiterung, Verringerung, Nachfolge) ist in Abstimmung mit dem Kuratorium frühzeitig zu planen.

§ 14 Änderung und Gültigkeit der Geschäftsordnung

  1. Das Kuratorium beschließt nach Anhörung des Vorstands über diese Geschäftsordnung nach 11 Abs. 4 der Stiftungssatzung.
  2. Dieser Geschäftsordnung hat das Kuratorium in seiner Sitzung/Umlaufverfahren vom 21.07.2016 zugestimmt; sie erlangt damit Gültigkeit für den Vorstand.
  3. Die stillschweigende oder mündliche Änderung der Geschäftsordnung ist ausgeschlossen.
  4. Diese Geschäftsordnung hat Gültigkeit bis zu einer sie ändernden Beschlussfassung des Kuratoriums.

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